La bandeja de entrada de nuestro correo electrónico es uno de los elementos que más miramos en nuestro ordenador. La gran mayoría tenemos mensaje pendiente de contestar, alguna novedad que acabamos de recibir y, muchos mensajes con tareas por hacer. Por tal motivo, es necesario tener la bandeja de entrada limpia, ya que nos permitirá hacer un uso mas eficiente de nuestro tiempo.
Hoy en día nos lleva mucho tiempo mirar la bandeja de entrada de nuestro correo ya que lo utilizamos para trabajar, para comunicarnos con familiares y amigos, recibir ofertas, entre otros. Por tal motivo optimizar el tiempo que le dedicamos es de suma importancia.
En este punto especifico existen múltiples consejos, trucos y literatura para optimizar el uso del correo electrónico, por lo que los consejos enumerados a continuación son algunos de los más difundidos pero no los únicos que podes utilizar para optimizar el uso del correo electrónico.
Recibe menos Mensajes.
Es una obviedad que hay que recordar: para limpiar tu bandeja de correo más fácilmente, el primer paso es tener el menor número de mensajes posibles. Para ello conviene analizar qué tipo de mensajes recibimos en nuestra bandeja de entrada. Está claro que los mensajes de nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo o jefes son importantes, pero ¿qué ocurre con las notificaciones de redes sociales, los boletines, las promociones de tiendas online a las que hace mucho que no vas, las actualizaciones de servicios como Google Calendar? No siempre necesitamos estar suscritos a mil boletines, ya que muchas veces ni los leemos. Procura desuscribirte de los que no leas y desactiva las notificaciones que no sean imprescindibles. Hay que destacar que Gmail haya incluido nuevas pestañas para diferenciar este tipo de mensajes, si bien no deja de ser un arreglo temporal.
Otro tema relacionado con recibir menos mensajes es el de redactar bien tus correos electrónicos para no recibir mil respuestas. Es decir, si pides algo, procura dejar claro a la persona en cuestión lo que necesitas de ella, para cuándo, etc. y así evitarás una conversación con varios mensajes que no conducen a nada y te hacen perder tiempo a ti y al destinatario del mensaje original.
Procesar los Mensajes Recibidos.
Aunque los servicios de correo web actuales, como Outlook, Gmail o Yahoo!, cuentan con buenos buscadores, no está de más crear carpetas o etiquetas para clasificar los mensajes recibidos. Así te será más fácil encontrar mensajes relacionados con tu trabajo o tu vida personal, ya que el buscador se centrará en un tipo de mensajes concretos y no todo el montón de correos que guardes en tu cuenta. Sobre qué tipo de categorías crear, todo depende de ti. Si utilizas un sistema de gestión de tareas, por ejemplo.
Incluso puedes crear filtros o reglas, vía web o desde clientes de escritorio o móviles, que muevan mensajes recibidos en la bandeja de entrada a esas carpetas, para así procesar de una sentada mensajes de distintos temas. De esta forma podrás priorizar si miras mensajes del trabajo el fin de semana o de tus amigos mientras estás trabajando, por citar dos ejemplos prácticos.
Y en el caso de Gmail, no hay que olvidar la opción “Archivar”, que quita los mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los mantiene en tu espacio virtual para encontrarlos si los buscas. Así consigues vaciar la bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas en las que guardar esos mensajes.
Elegir Bien tu Cliente de Correo.
Al crear una cuenta de correo electrónico, seguramente uno de los motivos habrá sido el espacio que ofrece el servicio. Sin embargo, le prestamos poca atención a otras funciones, como el filtro antispam o las opciones de personalización y configuración. Por otro lado, muchas veces usamos el cliente por defecto del servicio (Gmail, Outlook, Yahoo!…) en lugar de buscar un buen cliente que nos ayude a gestionar muchos mensajes cómodamente. En este sentido, hay grandes gestores de correo que te ayudarán a catalogar los mensajes automáticamente o te los mostrarán ordenados, como Unibox para OS X, Inky para Windows y Mac o Boomerang para Android, por citar algunos.